Arbeitszeit - Erfassen und dennoch flexibel sein

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Wer nun glaubte, man kann damit warten bis der Gesetzgeber diese Anforderung umsetzt hat sich geirrt. Inzwischen haben sich bereits deutsche Arbeitsgerichte auf die Entscheidung des EuGH gestützt und entsprechende Urteile gefällt. Damit ist klar, die Arbeitgeber müssen handeln.

Viele Arbeitgeber haben bislang damit gezögert da sie befürchten, sie verlieren mit der Arbeitszeiterfassung die Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung. Einige sehen in der Arbeitszeiterfassung sogar das Ende der Vertrauensarbeitszeit. Aber warum? Die Erfassung der Arbeitszeit ist doch nichts weiter als die Dokumentation der Zeiten in denen tatsächlich gearbeitet wurde. Wobei häufig ohnehin Zeiten für Projekte, Kundenaufträge u.ä. zu Abrechnungszwecken erfasst werden. Mit der Dokumentationspflicht wird in keiner Weise vorgeschrieben, wann und wo die Arbeitsleistung erbracht werden soll. Die grundsätzlichen Regeln des Arbeitszeitgesetzes zu Pausen- und Ruhezeiten und zu maximalen Arbeitszeiten galten und gelten auch ohne diese Dokumentationspflicht.

Es geht also eher darum ein möglichst flexibles Erfassungssystem zu haben und das Regelwerk zu den Arbeitszeiten so zu gestalten, dass es zu den unternehmerischen Anforderungen passt. Und da ist selbst bei dem in die Jahre gekommenen Arbeitszeitgesetz in Deutschland einiges möglich.

Vom starren Modell mit festen Arbeits- und Anwesenheitszeiten über flexible Modelle mit Gleitzeit oder der Vertrauensarbeitszeit bis hin zu Jahresarbeitszeit- oder sogar Lebensarbeitszeitkonten ist einiges machbar. Entscheidend ist hier, die unternehmerischen Bedarfe gut genug zu kennen und auch auf die Bedürfnisse der Belegschaft einzugehen. Je komplexer ein Arbeitszeitmodell wird, umso ausgefeilter muss auch das Erfassungssystem sein. Schaut man sich das EuGH Urteil an, so kann man zumindest die minimalen Anforderungen an ein solches System herauslesen. Dazu gehört die Erfassung folgender Daten:

Arbeitet man mit Arbeitszeitkonten sollten entsprechende Funktionen zur Saldierung ebenfalls von diesem System beherrscht werden. Hier geht es dann nicht mehr um die reine Zeiterfassung, sondern eher um Zeitwirtschaft und der zusätzlichen Bewertung der erfassten Zeiten. Einige Unternehmen haben aber noch weitergehende Anforderungen. Wenn es zum Beispiel darum geht den Personaleinsatz zu planen und zu prognostizieren oder mehr noch, dafür zu sorgen, dass Personal, Werkzeug und Material zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Hier geht es dann nicht mehr nur um Zeitwirtschaft, sondern um komplexes Workforce Management. Man sollte also nicht nur auf die personalwirtschaftlichen Anforderungen schauen, sondern tatsächlich auf die unternehmerischen Anforderungen. Die Systemauswahl kann also recht kompliziert werden, je nachdem was unternehmerisch tatsächlich gefordert ist.

Aber auch die Gestaltung der Arbeitszeitmodelle kann komplex werden. Betrachten wir ein Unternehmen mit erheblichen saisonalen Schwankungen. Fachkräfte sind schwer zu bekommen und die Konkurrenz um qualifizierte Fachkräfte ist groß. Man möchte also auf der einen Seite Fachkräfte binden, auf der anderen Seite hat man nur einen saisonalen Bedarf. Wie kann man solche gegenteiligen Anforderungen durch kluge Arbeitszeitmodelle dennoch bedienen? Es empfiehlt sich in solchen Fällen über Jahresarbeitszeitmodelle und ggf. sogar über Lebensarbeitszeitmodelle nachzudenken. Zum Jahresarbeitszeitmodell ein simples Rechenbeispiel:

1 Fachkraft in Vollzeit (40 Stunden / Woche) leistet in einem Jahr nach Abzug von Urlaub und Krankheit ca. 1.700 Stunden. In der Hochsaison von 5 Monaten wird die Arbeitszeit auf 50 Stunden pro Woche erhöht. Somit können in dieser Zeit ca. 220 Stunden mehr geleistet werden als vertraglich geschuldet. In der Nebensaison wird normalerweise mit 40 Stunden pro Woche gearbeitet und die Fachkraft kann in Abstimmung mit dem Unternehmen die geleisteten Plusstunden aus der Hochsaison abbauen. In 2-3 Monaten pro Jahr kann der Arbeitgeber unter Nutzung von Urlaub und Zeitguthaben Betriebsferien anordnen. Mit einem solchen Regelwerk ließe sich ein Saisonbetrieb gut abdecken und das im Rahmen von Vollzeitarbeitsverträgen mit 40 Stunden pro Woche. Erlaubt man darüber hinaus noch negative Salden im Arbeitszeitkonto, erhöht sich der Spielraum noch weiter. Mit der Nutzung von Lebensarbeitszeitkonten könnten verbleibende positive Zeitsalden auf ein Lebensarbeitszeitkonto umgebucht werden und damit weiteren Spielraum schaffen. Was hier so einfach klingt erfordert eine umfassende Analyse der Anforderungen und Möglichkeiten. Auch die Entwicklung und ggf. Verhandlung eines entsprechenden Regelwerkes ist mitunter sehr komplex. Aber, der Aufwand lohnt sich.

Der Vorteil für den Arbeitgeber in dem o.g. Beispiel: Hohe Flexibilität und im Zweifel geringere Kosten, da fest angestellte Fachkräfte in der Regel günstiger sind als eine Arbeitnehmerüberlassung. Vorteil für die Fachkraft: ganzjährig konstantes Einkommen und sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

Dies ist nur ein kleines Beispiel, wie Arbeitszeitmodelle im Interesse von Arbeitgeber und Beschäftigten optimiert werden können. Schauen Sie sich ihren eigenen Bedarf einmal genauer an. Ich bin sicher, auch bei Ihnen ist noch Potenzial. Bei der Gelegenheit kann man sich auch gleich nochmal die Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten und Home-Office anschauen. Auch dort steckt häufig Optimierungspotenzial drin.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Arbeitszeitgestaltung wissen möchten, sprechen Sie mich an.