Manager Dashboards
Was blinkt denn da so schön bunt?
Es ist viele Jahre her, aber als Leittechnik-Ingenieur habe ich schnell gelernt: Nicht die Masse an Informationen ist von Bedeutung, sondern die Qualität der Informationen.
Wenn man also Informationen bereitstellen möchte, auf denen wichtige Entscheidungen basieren, sollten diese Informationen auch qualitativ hochwertig und aussagekräftig sein.
Ein große Menge an Informationen stiftet hingegen eher Verwirrung. Das gilt nicht nur beim Betrieb technischer Anlagen, sondern auch für die Bereitstellung von Managementinformationen.
Sogenannte Management-Dashboards gibt es schon seit geraumer Zeit, nur hat man mitunter den Eindruck es geht bei der Erstellung solcher Dashboards in erster Linie nicht um die Aussagekraft, sondern darum, sagen zu können: "Hey, wir haben auch so ein modernes Zeug!".
Aus Beratersicht stellt sich daher immer zuerst die Frage:
"Was soll mit der verfügbar gemachten Information überhaupt passieren?"
Also, wozu wird diese Information, wann gebraucht? Stellt man diese Frage in Projekten, stellt sich sehr häufig Stille ein. Kaum einer hat sich darüber Gedanken gemacht.
Man will eben Informationen, die bislang via Monatsbericht oder Mail in der Organisation verteilt wurde nun digital im Unternehmen über Dashboard Funktionen verteilen. Das geht aber am eigentlich Sinn solcher Werkzeuge völlig vorbei.
Dashboards sollen relevante Informationen übersichtlich darstellen und die Empfänger:innen in die Lage versetzen, auf Basis dieser Informationen Handlungsbedarfe zu erkennen und ggf. Entscheidungen zu treffen. Demzufolge steckt ein großer Teil der Arbeit für die Erstellung solcher Dashboards in der Konzeption.
Dort vor allem in der Fragestellung:
"Welche Informationen sind Geschäftskritisch und/oder Entscheidungsrelevant?"
Dabei muss auch darauf geachtet werden, dass Manager:innen in der Produktion möglicherweise andere Informationen benötigen, als Manager:innen im Vertrieb. Dashboards sollten also individualisiert sein. Ggf. ist der Informationsbedarf auf Vorstandsebene auch eine anderer als auf operativer Managementebene.
Wenn klar ist, was in welcher Form an wen berichtet werden soll, geht es um die Datenquellen.
Es muss klar definiert werden, woher die Daten kommen und zu welchem Zeitpunkt die Daten erhoben werden. Es kann durchaus Sinn ergeben, Informationen in Echtzeit zu verarbeiten und anzuzeigen, es gibt aber auch Informationen, die eher Stichtagsbasiert verteilt werden sollten.
Ist klar woher die Daten stammen sollen, geht es um die Qualität. Gerade im Personalbereich sind wir es gewohnt, Daten zur Gehaltsabrechnung im System zu haben. Das ist aber in vielen Fällen für die Erstellung von Management-Dashboards nicht ausreichend. Wenn z.B. Prognosen zum Personalbestand abgebildet werden sollen, benötigen wir in den Stammdatensystemen auch Zukunftsdatensätze. Es kann also durchaus erforderlich sein, die Gewohnheiten zur Datenpflege an die neuen Erfordernisse anzupassen.
Fazit: Bunte und bewegte Bildchen auf einen Bildschirm zu zaubern hat wenig mit einem professionellen Management Dashboard zu tun. Entscheidend ist es den Zweck eines solchen Tools frühzeitig zu bestimmen und die Konzeption darauf auszurichten.
Und keine Angst, moderne Tools lassen sich häufig durch den Fachbereich selbst an neue Anforderungen anpassen. Ein einmal festgelegtes Szenario ist also nicht in Stein gemeißelt, kann angepasst und erweitert werden.
Noch ein Tipp: Häufig wird man mit deutlich mehr Datenanforderungen konfrontiert, als sinnvoller Weise auf einem Bildschirm dargestellt werden sollte.
In solchen Fällen sollte man die Informationen aufteilen, in Detailansichten zu bestimmten Themen aufblenden können o.ä.. Das Überfrachten des Bildschirms mit Informationen und Daten sind hingegen keine gute Lösung.
Wer sich zu diesem Thema austauschen möchte, kann gern einen unverbindlichen Termin vereinbaren.
