Die elektronische Signatur
Das Ende der Unterschriftsmappe naht - wirklich?
Spätestens seit Corona ist klar, das Einholen von Unterschriften auf konventionelle Art kann nicht mehr zeitgemäß sein. Dennoch bestimmen Unterschriftsmappen weiterhin unseren Alltag. Warum ist das so?
Man könnte jetzt auf Gewohnheit kommen, schließlich fällt es uns schwer Veränderungen tatsächlich in die Tat umzusetzen. Der Mensch ist eben ein Gewohnheitstier. Viele tippen auch auf Ängstlichkeit, denn wer weiß schon ob so ein elektronisches Zeugs überhaupt erlaubt ist. Vor allem ist es aber wohl auch Unwissenheit, denn das Thema ist komplex, gerade Personaler:innen sind nicht immer ganz Technik affin und von unseren Arbeitsrechtlern haben wir bisher auch keine eindeutigen Aussagen bekommen.
In der Realität ist wohl von jedem ein bisschen dabei und es wäre Zeit Licht ins Dunkel zu bringen.
Im Detail werde ich mich dazu zeitnah in einem Whitepaper auslassen. Auf die Schnelle nur so viel:
Es geht inzwischen eine ganze Menge und bei einigen Dokumenten widersprechen sich rechtlicher Rahmen und gelebte Praxis ganz erheblich. Ein simples Beispiel sind Arbeitszeugnisse. Hier besteht der Gesetzgeber auf eine "nasse" Unterschrift (Schriftformerfordernis und Verbot der elektronischen Form), weil man immer noch davon ausgeht, dass man bei Bewerbungen ein "echtes" Dokument vorlegen will und soll, Das diese Vorgabe in einer Zeit noch existiert, in der wir fast ausschließlich mit digitalen Bewerbungsunterlagen arbeiten ist schon etwas merkwürdig. Arbeitgeber, die etwas risikofreudiger sind, werden daher auch Arbeitszeugnisse digital unterzeichnen. Wer sich beschwert, kann ja dann immer noch ein "nass" unterzeichnetes Zeugnis bekommen. Konsequenzen hat das für den Arbeitgeber zumindest nicht.
Es kommt bei den Dokumenten also immer auf das sogenannte Formerfordernis an (Textform, Schriftform, elektronische Form etc.). Dabei kann die elektronische Form immer dann eingesetzt werden, wenn Sie vom Gesetzgeber nicht explizit ausgeschlossen ist. Das ist zum Beispiel bei allen Formen der Vertragsbeendigung der Fall.
Große Verunsicherung kam dann im letzten Jahr durch das Nachweisgesetz auf. Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen muss in Schriftform ohne elektronischen Ersatz erfolgen. Hört sich so an, als würde man nun alle Arbeitsverträge "nass" unterzeichnen müssen. Ist aber nicht so, denn der Nachweis muss spätestens 1 Monat nach Beschäftigungsbeginn erfolgen. Man kann also den gesamten Einstellungsprozess, inklusive Signaturen, digital abbilden. Man muss nur sicherstellen, dass der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen im Rahmen der genannten Frist in der vorgegebenen Form erfolgt.
Im angekündigten Whitepaper wird es dazu weitere Beispiele geben und ich werde dann auch die unterschiedlichen Formen und Qualitäten der elektronischen Signatur erläutern. Wer nicht so lange warten will, kann gern einen Gesprächstermin vereinbaren.