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Digitalisierung im Personalmanagement

Es wird viel darüber geschrieben und geredet, aber was steckt nun eigentlich hinter diesem Thema "Digitalisierung"? Vor meiner Tätigkeit als Personalleiter und Berater war ich als Automatisierungsingenieur tätig. In dieser Funktion habe ich technische Prozesse, die bislang manuell ausgeführt wurden, automatisiert. Die Herangehensweise ist eigentlich simpel. Man beobachtet wie ein Prozess manuell ausgeführt wird, nimmt diesen Prozess auf und versucht ihn in einen standardisierten Ablauf zu übertragen. Dabei spielen die Einflussfaktoren auf diesen Prozess natürlich eine große Rolle. In technischen Prozessen sind das physikalische Größen wie Temperatur, Druck, Durchflussmenge und ähnliches. Diese Einflussfaktoren (auch Störgrößen genannt) sind durch unsere Naturgesetze im Voraus bestimmbar bzw. sind die erforderlichen Reaktionen im Prozess vorausberechenbar. Selbst sehr komplexe Prozesse können daher mit entsprechendem Aufwand gut und sehr zuverlässig automatisiert werden.

Ich haben mich zu Beginn meiner Tätigkeit im Personalmanagement intensiv mit Personalmanagementsystemen auseinandergesetzt. Ich war begeistert welche Möglichkeiten sich dadurch eröffnen. Als Ingenieur habe ich ein nahezu unerschöpfliches Anwendungsfeld gesehen. Es gibt nur ein Problem: In der Administration sind die wesentlichen Einflussfaktoren, also die Störgrößen nicht auf Naturgesetze zurückzuführen, sondern eher auf Naturgewalten. Eine nahezu nicht kalkulierbare Größe ist der Störfaktor Mensch. Glücklicherweise sind wir Menschen alle verschieden und verhalten uns in ähnlichen Situationen sehr unterschiedlich. Toll für die bunte Vielfalt in unserem Leben, ganz schlecht für die Standardisierung und Automatisierung von administrativen Prozessen.

Was heißt das nun für diejenigen, die sich mit der Standardisierung und Automatisierung auseinandersetzen und solche Projekte umsetzen? Man muss die unterschiedlichen Verhaltensweisen der Prozessteilnehmer mitdenken und nach Möglichkeit suchen, bestimmte "Fehlverhalten" im Prozess gleich beim Prozessdesign mit zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollte man von vornherein im Projektbudget die Umsetzung sogenannten "Changemaßnahmen oder Transformationsmaßnahmen" mit berücksichtigen. Es geht hier nicht nur darum, den Prozess zu digitalisieren und technisch umzusetzen, es geht vor allem darum auch die Prozessbeteiligten abzuholen und Ihnen den persönlichen Vorteil (z.B. Zeitgewinn, höhere Transparenz, geringere Fehlerquote u.ä.) zu verdeutlichen.

Es gibt aber häufig noch ein weiteres Thema, dass eine optimale Digitalisierung von administrativen Prozessen beeinträchtigt. Es geht um die Reichweite der Prozesse. In der Verwaltung ist alles kein Problem. Jeder hat einen eigenen IT-Zugang und auch das erforderliche Endgerät, um sicher am Prozess teilnehmen zu können. Aber was ist mit Personen, die im Unternehmen tätig sind, aber keinen persönlichen IT-Zugang haben? Das gibt es nicht??? Oh, doch und das nicht zu wenig. Nehmen wir den öffentlichen Nahverkehr und die dort tätigen Fahrerinnen und Fahrer oder Produktionsbetriebe oder Pflegedienste und Krankenhäuser. In einer Vielzahl von Tätigkeiten wird kein persönlicher IT-Zugang zum Firmennetz und das dazugehörige Equipment benötigt und ist somit auch nicht vorhanden. Es gibt zwar mitunter IT-Systeme für die Produktion, diese sind aber häufig aus gutem Grund vom restlichen Firmennetzwerk getrennt. Nun wird es sich nicht rechnen für einen Urlaubsantrag oder eine Rechnungsfreigabe alle Mitarbeiter in das Firmennetzwerk zu holen. Ein solcher Aufwand in die zu beschaffende Technik und dazu erforderliche Lizenzen würden jeden Business Case zu Fall bringen. Wie kriegt man es aber dennoch hin? Zunächst sollte man versuchen verschiedene Prozesse zu bündeln und das über die Grenzen des eigenen Fachbereiches hinaus. Also nicht nur HR-Prozesse betrachten, sondern auch Finanzprozesse oder Einkaufsprozesse oder Bedarfe aus der Kommunikation. Je mehr Prozesse man betrachten kann umso eher rechnet sich ein Investment. Leider erlebe ich in meiner Beratungstätigkeit, dass in vielen Unternehmen die verschiedenen Fachbereiche sich kaum über solche Themen austauschen und somit im eigenen Saft schmoren. Ein weiterer Punkt ist dann aber auch die genutzte Technologie. Sicher kann man jeden einzelnen Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin mit einem technischen Gerät und den erforderlichen Lizenzen ausstatten. Aus IT-Sicherheitsaspekten sicher immer die beste Lösung. Wirtschaftlich ist eine solche Lösung jedoch nicht. Es gibt inzwischen viele Anbieter, die zur Lösung dieser Herausforderung unterschiedliche technische Umsetzungsmöglichkeiten bieten. Je nach individuellem Bedarf des Unternehmens lassen sich hier gute angepasste Lösungen entwickeln. Nahezu alle Lösungen zielen darauf ab, dass vorhandenes Equipment (im Regelfall private Endgeräte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) sicher in den Prozess eingebunden werden können. Wichtig ist dabei, dass es nicht zwingend eine Einbindung der privaten Endgeräte in das Firmennetzwerk geben muss. Es ist mit solchen Technologien möglich diese Personengruppe am Prozess teilnehmen zu lassen, ohne dass es Sicherheitsrisiken für das Firmennetzwerk gibt. Mit derartigen Lösungen lassen sich dann auch Business Cases rechnen, da das erforderliche Investment deutlich niedriger ist als bei klassischen Lösungsansätzen.

Ihnen kommen die beschriebenen Szenarien bekannt vor oder Sie stehen selbst gerade vor einem solchen Projekt? Ich unterstütze Sie gern bei Ihrem Vorhaben und stelle Ihnen mögliche Lösungen vor.